Zarządzanie nieruchomościami

Czynności związane z przejęciem nieruchomości od poprzedniego Administratora:

  • Protokolarne przejęcie dokumentacji administracyjnej, dokumentacji budowy i powykonawczej dot. nieruchomości od poprzedniego Administratora;
  • Podejmowanie odpowiednich działań w sytuacji, jeśli przekazana dokumentacja jest niekompletna, bądź wymaga dodatkowej weryfikacji;
  • Przygotowywanie protokołów przejęcia nieruchomości;

Czynności związane z bieżącym administrowaniem, eksploatacją i bezpieczeństwem nieruchomości:

  • Prowadzenie książki obiektu budowlanego oraz dokumentacji technicznej nieruchomości wymaganej przez przepisy prawa budowlanego;
  • Inwentaryzowanie części wspólnych nieruchomości, w tym m.in. inwentaryzowanie spisu kluczy, majątku Wspólnoty Mieszkaniowej, urządzeń i materiałów znajdujących się na terenie nieruchomości;
  • Nadzór nad terminowym zlecaniem kontroli technicznych, okresowych przeglądów nieruchomości i urządzeń stanowiących ich wyposażenie techniczne zgodnie z wymaganiami prawa budowlanego oraz przepisów uzupełniających, tj. rozporządzeń, polskich norm oraz z wytycznymi wynikającymi z dokumentacji techniczno – ruchowej urządzeń zainstalowanych na terenie nieruchomości;
  • Kontrola i nadzór nad zapewnieniem dla nieruchomości dostaw energii elektrycznej, wody, gazu, odprowadzania ścieków i wywozu śmieci;
  • Kontrola i nadzór nad utrzymaniem w należytym stanie porządku i czystości pomieszczeń oraz terenów służących do wspólnego użytku Właścicieli lokali;
  • Kontrola i nadzór nad pracą firm odpowiedzialnych za konserwacje instalacji technicznych w budynku;
  • Kontrola i nadzór nad innymi usługami związanymi z funkcjonowaniem nieruchomości;
  • Kontrola i nadzór nad usuwaniem awarii i ich skutków;
  • Kontrola i nadzór nad odbiorem prac remontowo/modernizacyjnych;
  • Zbieranie ofert dotyczących umów o dostawy, roboty bądź usługi związane z utrzymaniem nieruchomości. Przygotowywanie zestawień ofertowych według tych samych kryteriów zawierających minimum 3 oferty różnych dostawców;
  • Pełnienie funkcji komunikacyjnej pomiędzy firmami zewnętrznymi a Właścicielami i użytkownikami nieruchomości;
  • Nawiązanie i utrzymywanie bieżących kontaktów z lokalnymi organami samorządowymi oraz z miejscową jednostką policji;
  • Przeprowadzanie wizytacji i obchodów nieruchomości mających na celu weryfikację pracy pozostałych dostawców usług dla nieruchomości;
  • Dokonywanie odczytów liczników lub nadzór nad wykonywaniem odczytów liczników przez podmioty zewnętrzne, w okresach wynikających z terminów rozliczeń mediów;

Czynności związane z obsługą Wspólnoty Mieszkaniowej i jej członków:

  • Dbanie o zadowolenie i komfort mieszkańców poprzez właściwe informowanie i bieżące rozwiązywanie zgłaszanych problemów;
  • Nadzór nad organizacją Wspólnoty Mieszkaniowej poprzez wystąpienie o nadanie nr NIP, Regon i założenie konta bankowego w razie pojawienia się takiej potrzeby;
  • Weryfikowanie stanu formalnego i faktycznego nieruchomości, prowadzenie wykazu lokali i Właścicieli lokali;
  • Nadzór nad opłacaniem podatków i innych opłat publicznoprawnych przypadających od nieruchomości wspólnych, chyba że są pokrywane bezpośrednio przez Właścicieli poszczególnych lokali;
  • Monitorowanie ubezpieczeń związanych z nieruchomością wspólną;
  • Przygotowywanie i obsługa obowiązkowego zebrania Właścicieli nieruchomości;
  • Przeprowadzanie wizytacji i obchodów nieruchomości mających na celu weryfikację pracy pozostałych dostawców usług dla nieruchomości;
  • Udzielanie informacji administracyjnych Właścicielom oraz użytkownikom lokali poprzez telefon i e-mail oraz podczas dyżurów administracyjnych;
  • Kontakt telefoniczny 24H z administratorem nieruchomości dedykowany członkom Zarządu Wspólnoty Mieszkaniowej i służbom technicznym;
  • Organizacja okresowych spotkań informacyjnych z Zarządem Wspólnoty Mieszkaniowej na terenie nieruchomości;
  • Regularne monitorowanie i zamieszczanie okolicznościowych ogłoszeń na e-forum Wspólnoty (jeśli takie istnieje) oraz udzielanie na nim odpowiedzi na pytania mieszkańców;
  • Pełne raportowanie w zakresie zarządzania nieruchomością;

Czynności związane z gospodarką ekonomiczno-finansową Wspólnoty Mieszkaniowej:

  • Prowadzenie pozaksięgowej ewidencji kosztów utrzymania nieruchomości wspólnej oraz ewidencji zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów zgodnie z obowiązującymi przepisami;
  • Przygotowywanie projektów planów gospodarczych (w formie planów rzeczowo – finansowych) i korekt tych planów;
  • Przygotowywanie naliczeń na podstawie uchwał Wspólnoty Mieszkaniowej;
  • Przygotowywanie rozliczeń planów gospodarczych;
  • Sporządzanie rocznych sprawozdań finansowych;
  • Przygotowywanie comiesięcznych informacji o poniesionych kosztach utrzymania nieruchomości oraz przychodach;
  • Analizowanie i nadzór nad windykacją należności z tytułu pożytków i innych przychodów z nieruchomości oraz podejmowanie raz na kwartał działań windykacyjnych mających na celu odzyskanie należności;
  • Analizowanie i nadzór nad windykacją należności od Właścicieli lokali w nieruchomości oraz podejmowanie raz na kwartał działań windykacyjnych mających na celu odzyskanie należności;
  • Rozliczanie z Właścicielami lokali opłat z tytułu kosztów utrzymania nieruchomości, kosztów zużytych mediów, funduszu na remonty i modernizacje, w tym:

- rozliczanie zaliczek wnoszonych na koszty utrzymania nieruchomości wspólnej i fundusz na remonty i modernizacje raz na 12 miesięcy;
- rozliczanie zaliczek wnoszonych na koszty zużytych mediów raz na 6 lub 12 miesięcy, w zależności od częstotliwości zaakceptowanej przez Wspólnotę Mieszkaniową w formie uchwały;

  • Wydawanie poświadczeń bądź zaświadczeń Właścicielom lokali;
  • Przygotowywanie płatności do podpisu/autoryzacji;
  • Udzielanie informacji księgowych Właścicielom oraz użytkownikom lokali w godzinach dyżurów telefonicznych przez 8 godzin tygodniowo oraz poprzez e-mail;
  • Zapewnienie wglądu przez www do Strefy Klienta, gwarantującej możliwość podglądu salda i innych informacji administracyjno-finansowych;

Czynności związane z doradztwem, mające na celu utrzymanie nieruchomości w stanie nie pogorszonym:

  • Porady prawne związane z bieżącym utrzymaniem nieruchomości wspólnej, przybierające postać opinii prawnych w sytuacjach tego wymagających;
  • Przedstawianie korzystnych pod względem cenowym ofert, które będą wynikać ze współpracy Administratora z innymi podmiotami;
  • Analizowanie, doradzanie i według potrzeb opracowywanie koncepcji działania dostawców usług dla nieruchomości;
  • Analizowanie i doradztwo w zakresie kosztów dotyczących nieruchomości oraz sugerowanie działań optymalizacyjnych;
  • Analizowanie ofert dotyczących umów o dostawy, roboty bądź usługi związane z utrzymaniem nieruchomości oraz doradztwo w w/w zakresie;
  • Przygotowywanie i negocjowanie umów o dostawy, roboty bądź usługi związane z utrzymaniem nieruchomości;
  • Egzekwowanie poprawnego wykonywania usług i prac remontowych przez podmioty zewnętrzne;