Zarządzanie nieruchomościami

Czynności związane ze współpracą z Deweloperem:

  • Porady prawne związane z niezbędnymi uregulowaniami formalnymi dot. powołania i funkcjonowania Wspólnoty oraz obowiązków Inwestora;
  • Porady branżowe związane z minimalizacją zagrożeń wynikających z relacji Właściciel lokalu – Deweloper;
  • Analiza kosztów utrzymania nieruchomości oraz sugerowanie działań optymalizacyjnych, włącznie z przygotowywaniem i negocjowaniem umów o dostawy, bądź usługi;
  • Zarządzanie procesem usuwania usterek budowlanych w relacjach Właściciele lokali – wykonawca w oparciu o przyjęte procedury ustalone z Deweloperem, w tym przyjmowanie zgłoszeń dot. indywidualnych lokali, jak i z części wspólnych, przekazywanie ich Deweloperowi/wykonawcy oraz potwierdzanie interwencji wykonawcy;
  • Tworzenie list wad i usterek oraz ich statusu w indywidualnych lokalach oraz w częściach wspólnych, a także ich bieżąca aktualizacja i przesyłanie stosownego comiesięcznego raportu w tej sprawie na adres e-mailowy przedstawiciela Zarządcy Powierzonego;
  • Przyjmowanie zgłoszeń o występowaniu usterek w indywidualnych lokalach od ich Właścicieli w ramach ich roszczeń z tytułu gwarancji;

Czynności związane z bieżącym zarządzaniem/administrowaniem i eksploatacją nieruchomości:

  • Protokolarne przejęcie dokumentacji administracyjnej, dokumentacji budowy i powykonawczej dot. nieruchomości od Dewelopera (w przypadku powierzenia nam Zarządu Powierzonego);
  • Prowadzenie książki obiektu budowlanego oraz dokumentacji technicznej nieruchomości wymaganej przez przepisy prawa budowlanego;
  • Nadzór nad terminowym zlecaniem wszelkich kontroli technicznych;
  • Kontrola i nadzór nad zapewnieniem dla nieruchomości dostaw energii elektrycznej, wody, gazu, odprowadzania ścieków i wywozu śmieci;
  • Kontrola i nadzór nad wszelkimi usługami związanymi z funkcjonowaniem nieruchomości;
  • Kontrola i nadzór nad usuwaniem awarii i ich skutków;
  • Zbieranie ofert dotyczących umów o dostawy, roboty bądź usługi związane z utrzymaniem nieruchomości;
  • Pełnienie dyżurów informacyjnych na terenie nieruchomości codziennie lub w określone dni tygodnia. W przypadku drugiego wariantu, poza dyżurami, zapewniamy regularne wizytacje nieruchomości.
  • Dokonywanie odczytów liczników i ich weryfikacji;
  • Kontrola nad utrzymaniem w należytym stanie porządku i czystości pomieszczeń oraz terenów służących do wspólnego użytku Właścicieli lokali;
  • Przesyłanie na adres e-mailowy przedstawiciela Zarządcy Powierzonego, raportu miesięcznego zawierającego najważniejsze, aktualne informacje dotyczące zarządzania nieruchomością wspólną, w terminie do ostatniego dnia każdego miesiąca za dany okres.

Czynności związane z obsługą nieruchomości i jej mieszkańców:

  • Dbanie o zadowolenie i komfort mieszkańców poprzez właściwe informowanie i bieżące rozwiązywanie zgłaszanych problemów;
  • Nadzór nad organizacją Wspólnoty Mieszkaniowej poprzez wystąpienie o nadanie nr NIP, Regon i założenie konta bankowego;
  • Weryfikowanie stanu formalnego i faktycznego nieruchomości, prowadzenie wykazu lokali i Właścicieli lokali;
  • Przygotowywanie i obsługa obowiązkowych zebrań Właścicieli nieruchomości i wszystkich innych zebrań;
  • Udzielanie informacji administracyjnych Właścicielom oraz użytkownikom lokali osobiście lub poprzez telefon, e-mail.

Czynności związane z gospodarką ekonomiczno-finansową nieruchomości wspólnej:

    • Prowadzenie pozaksięgowej ewidencji kosztów utrzymania nieruchomości wspólnej oraz ewidencji zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, zgodnie z obowiązującymi przepisami;
    • Przygotowywanie projektów planów gospodarczych (w formie planów rzeczowo – finansowych) i korekt tych planów;
    • Przygotowywanie naliczeń na podstawie uchwał oraz rozliczeń planów gospodarczych;
    • Sporządzanie rocznych sprawozdań finansowych;
    • Przygotowywanie comiesięcznych informacji o poniesionych kosztach utrzymania nieruchomości oraz przychodach;
    • Analizowanie, nadzór i prowadzenie windykacji należności;
    • Rozliczanie z Właścicielami lokali opłat z tytułu kosztów utrzymania nieruchomości, kosztów zużytych mediów, funduszu na remonty i modernizacje, w tym rozliczanie zaliczek wnoszonych na koszty utrzymania nieruchomości wspólnej i fundusz na remonty i modernizacje raz na 12 miesięcy oraz rozliczanie zaliczek wnoszonych na koszty zużytych mediów raz na 6 lub 12 miesięcy w zależności od częstotliwości zaakceptowanej przez Wspólnotę Mieszkaniową w formie uchwały;
    • Przygotowywanie płatności do podpisu/autoryzacji;

  • Udzielanie informacji księgowych Właścicielom oraz użytkownikom lokali w godzinach dyżurów telefonicznych przez 8h tygodniowo oraz poprzez e-mail;
  • Przesyłanie na adres e-mailowy przedstawiciela Zarządcy Powierzonego informacji finansowych dotyczących nieruchomości w terminie do ostatniego dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni;

Ocena rozwiązań projektowych pod kątem przyszłego zarządzania nieruchomością

Niniejsza usługa polega na przygotowaniu raportu oceniającego przyjęte rozwiązania w dokumentacji projektowej (architektura, projekty branżowe) pod kątem realizacji procesu przyszłego zarządzania, oddaną do użytku nieruchomością lub możliwych do osiągnięcia oszczędności na etapie jej realizacji.

Raport zawiera:

    • Listę wskazującą niewłaściwe i niepraktyczne rozwiązania utrudniające lub uniemożliwiające przyszłym Właścicielom lokali korzystanie z nieruchomości we właściwy sposób lub skutkujących ponoszeniem nieuzasadnionych lub zwiększonych kosztów eksploatacyjnych.

  • Listę wskazującą konieczne i rekomendowane poprawki.
  • Listę pożądanych rozwiązań opcjonalnych, nie ujętych w projektach architektonicznych i branżowych.

Zarządzanie odbiorem mieszkań

Niniejsza usługa polega na:

  • Przygotowaniu harmonogramu odbioru mieszkań (w uzgodnieniu z kierownikiem projektu) na podstawie listy nabywców lokali;
  • Ustalaniu z Klientami terminu odbioru, po uprzednim sprawdzeniu wpływu pełnej kwoty za mieszkanie (kontakt z Pionem Księgowym Dewelopera);
  • Przeprowadzaniu procesu odbioru lokalu w obecności Klienta i Generalnego Wykonawcy poprzez:

- sprawdzanie stanu liczników,
- spisanie protokołu zdawczo-odbiorczego wstępnego i listy usterek,
- spisanie protokołu zdawczo-odbiorczego ostatecznego w przypadku braku usterek,

    • Ustalaniu z przedstawicielem Generalnego Wykonawcy zakresu napraw stwierdzonych usterek oraz terminu ich naprawy na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego wstępnego;

  • Ustalaniu z Klientami terminów odbioru wtórnego po usunięciu usterek;
  • Przekazywaniu Klientom kluczy;

Zarządzanie procesem zawierania umów sprzedaży lokalu w formie aktu notarialnego

Niniejsza usługa polega na:

    • Sporządzeniu i bieżącej aktualizacji listy Klientów gotowych do podpisania umowy w formie aktu notarialnego;
    • Kompletowaniu dokumentów Dewelopera i inwestycji niezbędnych do zawarcia aktu notarialnego, a następnie przekazaniu ich do Kancelarii Notarialnej w celu sporządzenia draftu aktu;
    • Przedstawianiu do akceptacji draftu aktu notarialnego do akceptacji Zarządu firmy developera;
    • Ustalaniu z Kancelarią Notarialną po konsultacji z Klientem terminu zawarcia aktu notarialnego;
    • Pisemnym zawiadamianiu klienta o terminie podpisania aktu notarialnego;

  • Przekazywaniu dokumentów niezbędnych przy zawieraniu aktu notarialnego do Kancelarii Notarialnej;
  • Obecności reprezentanta firmy zarządzającej nieruchomością przy podpisywaniu aktu notarialnego;

Pośrednictwo w wynajmie lokali jeszcze niesprzedanych

 

Niniejsza usługa polega na:

    • Prezentowaniu oferty najmu w mediach (Internet, prasa, targi);
    • Udzielaniu informacji na temat oferty wynajmu mieszkań Klientom przez telefon, e-mail oraz osobiście na terenie nieruchomości;
    • Aktywnym generowaniu Klientów;

  • Przygotowywaniu umów najmu;
  • Wynajmie mieszkań;